聚会的准备工作

聚会的成功在于它能使参加聚会的人的目的或愿望得到较好地实现。因

此,在聚会之前,主办方和主持人要事先做好准备和演练。有了充分的准备

工作,才不至于临场时出现尴尬局面。

要先明确聚会的目的和任务。任何一项工作都有一个目的的问题,什么

样的目的,决定了什么样的内容和形式。明确聚会的目的,这是组织者首先

要明确的问题,另外,组织者还要明确每个参与者的任务和角色。这两点是

组织好聚会活动的基础。

作为聚会的主持人,只有对人们参加聚会的目的以及使他们聚到一起的

原因了解透彻了,会议就会越有效,越成功。在做会议开场白的时候,主持

人可以说几句能引起会议参与者的注意和兴趣的话。这一点需要主持人亲自

参与,事先弄清楚聚会参与者是来自什么单位,是企业还是机关,是学校还

是厂矿,是领导干部还是研究人员。根据不同情况,认真准备材料,才能使

听众能够接受自己在聚会上的讲话。

组织者要想让会议圆满成功,就得让主持人在演说中得到充分的发挥

事先按照讲话内容写一份讲话大纲,在写演说词时,一定要把握住演讲的要

领,演说词要有思想,有说服力度,字句要经过反复锤炼、考虑,斟词酌句

最好在纸上或者资料索引卡片上事先写下主持人要演说内容的提纲,确定主

持人应该讲些什么内容,每一部分应该安排多长时间。让主持人对自己的发

言做到心中有数在主持之前,主持人应该写下几个能够概括主持内容的词语,用这些

词语在聚会中提醒自己并把握自己将要讨论的话题。确定好纲要中的关键

词语之后,再根据关键问题准备要说的话。在这些关键问题之中,可以分

出一定主次,以便在必要时,找出一些可以删减的部分。在实际开会时

常常会有意料外的事情发生,往往耽误了时间。这样,有一些可以删去的

内容,能够使主持人在缺少时间时摆脱困境。准备要说的话时,先用表记

下所需的时间。

如果使用索引卡片,一定要给它们编号。这样当主持人丢失某张卡片而不

得不重新准备时,就可以只准备丢失的那部分。而且也不至于在讲话中因不

知道说到何处而乱找卡片。当然,使用索引卡片时,最好能用计算机把关键

词语打下来,然后贴到卡片上。电脑所打出的整洁漂亮的印刷体通常比手写

体更容易辨认。

在聚会讲话中,台下面临的是好多文化层次不同的听众,他们难免会提出

这样那样的问题来,为了避免让听众的提问牵着会议的鼻子走,令会议处于

被动地位而显得狼狈不堪的尴尬境地。主办方要事先预料会上可能出现的各

种难题,并找出每一道难题的对策。

聚会没有正式会议这么正规,是松散型的,是给广大的与会者开的,人多

口杂,会议不可能做到人人叫好。只要主办方尽了自己最大的努力,就足够

了。但会议的成功与主持人的关系密切,因此,主办方要选择好主持人。让

主持人在会前做好准备工作。最好为主持人列出几个最难以解决的问题。让

主持人在开会以前,知道问题的答案。

般情况下,组织者和主持人都难以判断出自己在会议中将要遇到的困

难,这时,组织者最好向主办过这类聚会的人请教,通过他们提出的问题,

和主持人一道分析,从中总结经验,这样可以了解聚会中可能会遇到的障碍

或反对意见,针对自己的领域可能遇到的困难做些准备。充分的准备可以让

主持人临场不乱.