聚会主持工作的要点

聚会主持的主要工作是落实议程、控制时间、掌握会场等三项工作。处理

这三项工作是否得力,是检验一名会议主持人是否称职的标准。

聚会主持人要做好落实议程的工作。议程,是聚会议程的简称。它指

聚会具体进行时所应遵循的既定的先后顺序。凡属较为正式的集会,其议

程大都在事先进行过认真的讨论和拟定。聚会主持人作为会议的现场指挥

者和掌握者,要使既定的会议议程得以落实,重点是要做好两点

悉议程,要使议程得以落实,主持人就必须熟悉议程。只有熟悉了会议议

程,才能在会议进行时熟练地驾驭会议,并且沉着妥善地应付一切难以想

象的突发性问题。

般来说,聚会的议程和正式会议一样,包括:主持人宣布正式开会;

由专人作主旨报告;对主旨报告进行分组讨论,或者进行大会发言、讨论

进行总结,达成共识,或者通过相应的会议决议,宣布散会。较为正式的会

议议程都不外乎以上四点,基本框架一般不会变动,但在具体环节上,却是

可以随机调整的。要做好这一点,主持人就要靠经验和应变能力行事。

落实议程的第二点是执行议程。在一般情况下,聚会的主持人作为会议

的工作人员,不能随意变更聚会的议程,尤其是其中的主要议程。不论遇到

了什么情况,主持者都必须想方设法履行自己的职责,以确保聚会按照既定

方针进行,兑现各项议程,完成预期的任务。执行会议议程,是聚会主持人

的必尽的职责。主持人不能对聚会的议程进行全面的调整,或是对其进行增减。倘若遇到

了特殊的情况,比如,发言人缺席,发言时间不够用,听众意见较大等,当

主持人认为确有必要对议程进行临时调整时,最好及时征求聚会或主办方的

意见,不到万不得已,不能自作主张,或擅自离席。这是聚会对于主持人的

要求

聚会主持人要做好控制会议时间的工作。一次聚会的成败与时间的长短

有很大意义,聚会何时举行、举行多久,都是需要聚会的组织者进行认真考

虑的。对主持者来说,控制会议时间是他在主持时要做的主要工作。

聚会主持与其他会议主持一样,都要公开宣布起止时间。这一时间的确

定,是经过组织者借鉴各种会议或是认真考虑后才制订的,全部与会者及会

议工作人员都要遵守。严守会议的起止时间,是会议主持人必须遵守,并且

切实把握的。

主持人不仅要遵守会议的起止时间,对与会者发言的具体时间也要有明

确的限制。从一定意义上讲,限制发言时间是防止会议拖延时间的良方之

。在拟定会议议程时,即应对每位发言人的发言时间有所限定,并一律通

知其本人。主持人在主持会议时在这方面要做的工作,一是在发言人发言之

前最好再次关照一下其限定的时间长度,二是可用技术性手段,例如时间一

到,铃响提示,在现场限制时间。但是,在主持聚会过程中,主持人限制发

言时间,不可手法粗暴,态度恶劣,不要当众口头打断他人的发言,令其难

于下台。

聚会主持人要安排好休息时间。倘若聚会举行时间较长,一般应当在其间

安排一定的休息时间,以供与会者略微休息,活动手脚,处理私事。如果事

先未定会议要开多长时间,而在举行过程中已经超过了1个小时,并且尚末

告终,则主持人应主动建议进行一次必要的会间休息。在进行会间休息前,

须明确休息时间的具体长度,以便与会者能够准时返回会场。这三点是很重

要的,稍有不慎,都会使会议的进行受到不良影响。聚会主持人要做好掌握会场的工作。在集会进行期间,主持人掌握会场

的能力大小,往往会影响到会议的成败。在掌握会场时,主持者最重要的是

要注意少讲多看和调节气氛。

聚会主持人要少讲多看。主持人要明白自己的身份,清楚自己在聚会中

的主要任务是主持会议,而不是主要的报告人或发言人,一定要注意恪守本

分,不抢风头,尤其是不要在主持会议的过程中夸夸其谈,离题万里。

会议主持不像娱乐性主持人那样活泼,可以即兴演说,夸夸其谈。聚

会主持人所要做的,基本上是“照本宣科”,使既定的会议议程得以贯彻

因此,应当做到多看多听,认真观察会议的进行情况和现场与会者的情绪

与反应,以便防微杜渐,尽可能地不出问题,少出问题,并且及时地发现

问题,解决问题。聚会主持人要调节好会场气氛。主持人在集会举行时仅

仅多听多看还是不够的,必须变被动为主动,采取必要的措施,把现场的

气氛调节好。